Plicht opgelegd door wetgeving of organisaties (bijvoorbeeld de fiscus) om bepaalde documenten c.q. elektronische bestanden gedurende een zekere periode te bewaren voordat deze vernietigd morgen worden, de zogeheten bewaartermijn.
Bijvoorbeeld een bewaarplicht voor administraties, betalingstransacties (betaalgegevens) en dergelijke.
In Nederland zijn particulieren niet verplicht hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstroken) te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Het is dus verstandig om de administratie 5 jaar te bewaren; in het geval van een onterechte navordering beschikt men dan over bewijsstukken.
De fiscale bewaartermijn voor bedrijven en zelfstandigen bedraagt in Nederland 7 jaar. Die termijn geldt voor de meeste dossiers en documenten, maar er zijn ook administraties die 10 jaar bewaard moeten worden (bijvoorbeeld een subsidie-administratie).
Voorbeeld
'Hoge Raad: detailgegevens over bestellingen en afrekeningen vallen onder bewaarplicht - In een geautomatiseerd bestel- en kassasysteem ingevoerde detailgegevens over bestellingen en afrekeningen behoren tot de administratie en moeten daarom door ondernemers worden bewaard, heeft de Hoge Raad geoordeeld. ......De Hoge Raad overweegt dat in een geautomatiseerd bestel- en kassasysteem ingevoerde detailgegevens over bestellingen en afrekeningen tot de administratie behoren en ingevolge artikel 52, lid 1, AWR dienen te worden bewaard, indien deze gegevens voor de heffing van belasting van belang zijn. Detailgegevens over bestellingen en afrekeningen kunnen voor de heffing met name van belang zijn indien met behulp daarvan de volledigheid van de verantwoording van de omzet in geld kan worden geverifieerd aan de hand van een op goederenniveau te leggen verband tussen de (totale) inkoop en de (totale) verkoop. Detailgegevens die een dergelijke verificatie mogelijk maken vallen dan ook in de regel onder de bewaarplicht ....'
Bron: accountancyvanmorgen.nl - 29-06-2021.
Zie ook: administratie, administratieplicht, transactie, factuur, kassa, kassabon, bon, bonnetjes, betaalgegevens, audit, audit trail, accountantscontrole, accountantsverklaring, belasting, bestuurdersaansprakelijkheid, onbehoorlijk bestuur.
|
